Die Success Story von Ecomedia - Über 60'000 Produkte zentral verwalten

Ecomedia hat sich im Jahr 2017 für die Einführung eines neuen PIM-Systems und somit für die Vereinheitlichung ihrer IT-Landschaft entschieden. Cube Marketing hat Ecomedia von Anfang an begleitet und das Projekt vollumfänglich betreut.

Ausgangslage

Ecomedia wurde 1986 gegründet und ist inzwischen der schweizweite Marktführer im Grosshandel für Druckerzubehör, Tinte, Toner, Farbbänder und Papier. Sie beliefert Büro- und IT-Fachhändler, Papeterien, Zubehörspezialisten, Fachmärkte und Grossverteiler in der ganzen Schweiz.
Aufgrund der Verträge mit allen bekannten Druckerherstellern, bietet Ecomedia, als führender Zubehördistributor, das weitaus breiteste Sortiment mit mehr als 60‘000 Produkten.
Ecomedia ist Teil der Offix Gruppe, welche im Jahr gegen CHF 300 Millionen mit ca. 250 Mitarbeitern erwirtschaftet.

Aufgrund des Zusammenschlusses mit Papedis, einem Grosshandels-Unternehmen im Bereich Papeterie und Bürobedarf, kam eine komplexe IT-Landschaft zustande. Es gab nun 2 ERP- sowie 2 PIM-Systeme, welche je verschiedene Shops und Schnittstellen belieferten. Die PIM-Systeme waren beide nicht mehr auf dem aktuellsten Stand der technischen Möglichkeiten.

Die PIM-Systeme kannten keine Variantenbildungen oder Wertelisten. Somit wurde jeder Artikel unabhängig von anderen gepflegt, auch wenn sie sich z.B. nur in der Farbe unterschieden. Ohne die Wertelisten kam es zu unterschiedlichsten Schreibweisen bei der Datenpflege. Des Weiteren gab es für die beiden Firmen zwei separate Abteilungen, welche unabhängig voneinander die Stammdaten pflegten.
Somit waren die Produktdaten zwar in einem PIM-System vorhanden, jedoch nicht einheitlich gepflegt. Ecomedia entschied sich daher, das Thema PIM neu anzugehen und die Prozesse rund um die Produktdatenpflege zu optimieren.

Das PIM-Projekt und dessen Herausforderungen

Beim PIM- und Webshop-Projekt von Ecomedia hat Cube Marketing die gesamte Projektleitung übernommen. Das bedeutet, wir waren für eine erfolgreiche Analyse, Softwareauswahl, Implementierung und Übernahme in den täglichen Betrieb verantwortlich.

Anforderungen aufnehmen und Datenmodell ausarbeiten - das Wichtigste zuerst

Aufgrund der komplexen IT-Landschaft ging es in einem ersten Schritt darum, den idealen Datenfluss zu bestimmen. Wer war für die Datenpflege verantwortlich? Wer für die Pflege der Bilder? Wie wurden die Personen rechtzeitig informiert? Wie interagieren die verschiedenen Systeme miteinander? Dies wurde alles dokumentiert und im PIM-Konzept niedergeschrieben.
In diesem Konzept wurden zusätzlich alle weiteren Anforderungen und Wünsche der Mitarbeiter ausführlich beschrieben und zu einem Lastenheft zusammengefasst.

Auf dieses wurde während der Präsentation der verschiedenen Anbieter zurückgegriffen, damit eine fundierte Entscheidung getroffen werden konnte.
In einem nächsten Schritt ging es nun darum, die Produktdaten genauer zu analysieren. Aufgrund des Zusammenschlusses waren die Produktdaten nicht mehr in einer sauberen Struktur vorhanden. Es ist alles historisch gewachsen, wie man so schön sagt.
Es musste ein neues Datenmodell ausgearbeitet werden, weshalb für jede Produktgruppe ein Referenzartikel bestimmt wurde. Anhand von diesem wurde entschieden, welche Merkmale für diese Produktgruppe erforderlich waren. Diese Aufgabe zog sich mehrere Monate hin. Die Arbeit war jedoch nötig, um eine saubere Grundlage zu erhalten. Ansonsten hätte dieses Projekt für Ecomedia keinen Mehrwert gehabt. Cube Marketing hat die ganzen Workshops geleitet und geholfen, die Merkmale für die Produktgruppen, die Hierarchie und somit das gesamte Datenmodell aufzubereiten.
Zusätzlich konnten aufgrund aufwändiger Transformationen die derzeitig vorhandenen Produktdaten aufbereitet werden, damit ein Grossteil davon ganz einfach in das neue System importiert werden konnte.
Im gleichen Zug wurde der neue Workflow zur Produktdatenpflege eingeführt. Neue Produkte wurden bereits nach diesem Standard gepflegt. Die alten im Hintergrund vereinheitlicht.
Die beiden Abteilungen, welche für die Datenpflege des jeweiligen Unternehmens zuständig waren, wurden zusammengeführt, um die Ressourcen ideal zu nutzen.

Produktkataloge und Broschüren automatisiert erstellen

Die Daten waren nun im System vorhanden, daher ging es an das nächste wichtige Thema - die Publikationen. Ecomedia produziert mehrmals jährlich kleinere bis mittlere Broschüren und einen umfassenden Gesamtkatalog. Es wurden Templates ausgearbeitet, welche anschliessend automatisiert wurden. Das heisst, die Produktdaten aus dem PIM-System wurden vom System im InDesign platziert. Durch die Automatisierung war es möglich, mit der gleichen Anzahl Mitarbeiter, doppelt so viele Ausgaben zu produzieren. Des Weiteren war es nicht mehr nötig, eine externe Agentur unterstützend dazu zu ziehen.

Auf zu neuen Wegen - Einrichten neuer Schnittstellen

Die wichtigsten Punkte des Projektes, die Basis und die Erstellung des Produktkataloges, waren abgeschlossen. Daher ging es nun darum, die Kunden sowie auch grosse Schweizer Retailer und E-Tailer anzubinden, diese regelmässig mit aktuellen Produktdaten zu versorgen und dies komplett automatisiert. Die nötigen Schnittstellen wurden eingerichtet, getestet und in den Live-Betrieb übernommen. Schritt für Schritt, Schnittstelle für Schnittstelle ging man voran.

Neuer Look mit neuem Webshop

Ein sehr zeitaufwändiger Teil des Projektes war es, den Webshop mit rund 200 Subshops auf den neuesten Stand der Technik zu bringen. Im Vorfeld gab es auch hier viele Workshops um die Anforderungen aufzunehmen und zu priorisieren. Cube Marketing hat das Projekt von Anfang bis Schluss in allen Bereichen begleitet - von der Anforderungsanalyse, über die Entwicklung bis hin zur Ausarbeitung des Designs. Der Webshop musste als letztes angegangen werden, da zuerst die nötigen Filterattribute gepflegt respektive vereinheitlicht werden mussten.

Dank einem fundierten Testing und einem genauen Zeitplan konnte der Webshop erfolgreich lanciert werden. Die Produktdaten werden alle automatisch aus dem PIM geliefert.

Internes Informationssystem

In einem Webshop werden nicht alle Produktdaten veröffentlicht, entweder weil es sich um interne oder für den Shop nicht relevante Informationen handelt. Daher war es bei Ecomedia ein Anliegen, allen Mitarbeitern Zugriff auf die Produktdaten zu gewähren.
Da nicht jeder eine Schulung und einen Login für das neue PIM-System erhalten sollte, hat man sich für ein internes Informationssystem entschieden, welches live alle Stammdaten darstellt. Es handelt sich dabei um eine browserbasierte Lösung, welche die aktuellen Produktdaten aus dem PIM-System in einer benutzerfreundlichen Weise darstellt.
Produktbilder können von dort einfach heruntergeladen und weitere Informationen eingesehen und kopiert werden.

Fazit

Durch die Erneuerung des PIM-Systems wurden nicht nur die Produktdaten vereinheitlicht, auch alle damit in verbindungstehenden Prozessen konnten massiv vereinfacht werden. Da nun allen Zugang zu den Daten besteht, entfällt das lästige Beschaffen von Informationen.
Es entstanden aber auch neue Verantwortlichkeiten. Durch die neuen Workflows sind die Produktmanager nicht mehr nur für das physische Produkt zuständig, sondern auch für das digitale. Das heisst, sie prüfen die gepflegten Daten auf Korrektheit und stellen sicher, dass diese aktuell bleiben.
Des Weiteren kann gesagt werden, dass das neue PIM-System äusserst benutzerfreundlich ist und es den Mitarbeitern deshalb Spass macht, damit zu arbeiten. Die Aufwände für die Mitarbeiterschulung waren minimal, da die Anwendung intuitiv funktioniert.

Möchten Sie das Thema PIM ebenfalls in Angriff nehmen und die Stammdatenpflege vereinfachen? Gerne beraten wir Sie ganz individuell. Wir helfen Ihnen, den passenden PIM-Anbieter zu finden und das System sowie die Schnittstellen bei Ihnen einzurichten. Kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen Termin!

Die Success Story von Ecomedia - Über 60'000 Artikel zentral verwalten Im Jahr 2017 hat sich Ecomedia für die Einführung eines PIM-Systems entschieden. Damit konnten die Prozesse rund um die Pflege der Produktdaten sowie auch die IT-Landschaft beträchtlich vereinfacht werden. Erfahren Sie in dieser Success Story, wie das neue PIM-System den operativen Betrieb unterstützt und interne Prozesse vereinfacht hat. 04_Case Study Ecomedia.pdf (2.52MB)

Die Success Story von Ecomedia - Über 60'000 Artikel zentral verwalten
Im Jahr 2017 hat sich Ecomedia für die Einführung eines PIM-Systems entschieden. Damit konnten die Prozesse rund um die Pflege der Produktdaten sowie auch die IT-Landschaft beträchtlich vereinfacht werden. Erfahren Sie in dieser Success Story, wie das neue PIM-System den operativen Betrieb unterstützt und interne Prozesse vereinfacht hat.

04_Case Study Ecomedia.pdf (2.52MB)