So erreichen Sie eine bessere Datenqualität

Die Datenqualität spielt eine immer wichtigere Rolle. Die Kunden sind vermehrt online unterwegs, zum einen, um sich dort über Produkte und Dienstleistungen zu informieren, und zum anderen, um Produkte dann zu bestellen, wenn es zeitlich am besten passt.
Die Konsequenz daraus ist, dass eine gute Datenqualität bereitgestellt werden muss, damit der Kunde das findet, was er sucht.

PIM - Die Single Source of Truth

Bei allen Herausforderungen, welche Sie rund um die Produktdaten haben, kann Ihnen ein PIM-System (Product Information Management System) helfen. Es dient dazu, sämtliche Informationen Ihrer Produkte an einem zentralen Ort bereitzustellen und dies in einer medienneutralen Form. Das heisst, die Daten können für sämtliche Kanäle (Webshop, Katalog, Plattformen etc.) verwendet werden. Da jegliche Änderungen und neue Produktdaten immer im PIM-System erfasst werden, ist es die sogenannte Single Source of Truth.

Ein PIM-System kann jedoch noch viel mehr (siehe Whitepaper „Die Kernaufgaben eines PIM-Systems“). Hier möchten wir uns ausschliesslich darauf konzentrieren, wie Sie mit einer PIM-Software die Datenqualität verbessern können.

Merkmalstypen & Quality Gates

In einem PIM-System können Sie jegliche Datenqualitätsprüfungen einrichten. Dies fängt damit an, dass bei Zahlenmerkmalen wie z.B. Länge, Höhe, Breite nur Zahlen eingetragen werden können und keine Buchstaben. Es gibt weitere Möglichkeiten wie Datumsformate (es kann nur ein Datum ausgegeben respektive ausgewählt werden), maximale Zeichenlänge (z.B. weil das Feld für eine Plattform benötigt wird, welche eine Zeichenbegrenzung hat), Wertelisten (eine Auflistung von vordefinierten Werten).

Vor allem durch die Wertelisten können Sie schon viele unterschiedliche Schreibweisen abfangen, da nur Werte aus einer vorher definierten Liste ausgewählt werden können. Werden weitere Werte benötigt, können diese nur durch den berechtigten Mitarbeiter angelegt werden.

Das ist jedoch nur ein erster Schritt, um die Eingabe von falschen Daten zu verringern. In einem zweiten Schritt können Sie nun definieren, welche Merkmale obligatorisch sind und ausgefüllt sein müssen. Dies können z.B. die Filtermerkmale für den Shop sein. Dass mindestens ein Produktbild gepflegt ist, kann ebenfalls eine Mindestanforderung sein. Sie können im PIM-System Schritt für Schritt definieren, was für welche Produkte wichtig respektive obligatorisch ist. Zusätzlich können pro Ausgabekanal eigene Kriterien definieren. So wird z.B. für gewisse Kanäle eine Beschreibung benötigt, für andere nicht.

Workflow

Damit Produkte erst freigegeben und somit online gestellt werden, wenn sie die gewünschten Anforderungen erfüllen, wird ein Workflow eingeführt. Damit kann man einen klaren Pflegeprozess vorgeben. Es kann definiert werden, wann Produkte von wem bearbeitet werden müssen und wann diese in den nächsten Status gesetzt werden können.

Ein konkretes Beispiel könnte sein, dass das Produkt im ERP angelegt wird, welches dann ins PIM importiert wird. Zuerst erfasst der Datenpfleger die Pflicht- und allenfalls weitere Merkmale (z.B. Farbe, Material etc.). Sind diese gepflegt, wird das Produkt manuell oder automatisch in den nächsten Status gesetzt. In dem geht es darum, die Bilder zu pflegen. In unserem Beispiel ist dafür die Marketingabteilung zuständig. Diese erhält nun eine Information, dass ein neues Produkt ein Bild benötigt. Die verantwortliche Person pflegt dieses und auch hier wird wieder ein neuer Status gesetzt. Die Daten müssen nun übersetzt werden. Dafür ist wiederum eine eigene Abteilung zuständig. Sind alle Übersetzungen gepflegt, wird das Produkte zur Freigabe weitergeleitet. Damit kann man auch einfach ein 4-Augen-Prinzip einführen. Ist alles in Ordnung, wird das Produkt freigegeben. Ansonsten kann es in den entsprechenden Status zurückgesetzt und kann mit einem Kommentar wieder an die verantwortliche Abteilung zurückgesendet werden. Es ist natürlich auch möglich, dass der Übersetzungs- und Bildpflegeprozess parallel durchgeführt werden können. Der Workflow kann ganz individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Der Vorteil ist, dass Sie die Mindestanforderungen an die Produktinformationen einfach durchsetzen können und die Mitarbeiter einem klar definierten Prozess folgen können. Dies spart Ihnen Ressourcen und stellt die Datenqualität sicher.

Warum brauche ich eine gute Datenqualität?

1. Wie bereits erwähnt informieren sich Kunden vermehrt online. Sie holen sich Informationen ein, bevor sie sich überlegen, mit dem Kunden in Verbindung zu treten. Liefern Sie keine umfassenden Produktdaten, ist die Konkurrenz nur einen Klick entfernt.
2. Die Retouren können dadurch minimiert werden.
3. Es wird weniger Anfragen beim Kundensupport geben, zum einen Aufgrund wegfallender Retouren und zum anderen weil sich der Kunde selbständig über Ihre Produkte informieren kann.
4. Sie können dadurch Ihre Mitarbeiter bei vielen Tätigkeiten mit aktuellen Informationen und hilfreichen Unterlagen unterstützen. Dadurch können auch Ihre Kunden besser beraten werden. Ihre Daten werden einheitlich an unterschiedliche Kanäle ausgespielt für umfassendes Kundenerlebnis.

Fazit

Mit einem PIM-System können Sie die Qualität Ihrer Produktdaten sicherstellen. Zusätzlich hilft es Ihnen dabei den Prozess für die Datenpflege zu vereinheitlichen und gleichzeitig  zu vereinfachen. Dies bedeutet, es hilft Ihnen Ressourcen zu sparen, da keine Doppelspurigkeiten mehr vorhanden sind und Sie haben die Sicherheit, dass aufgrund des Workflows nur die Produkte an die verschiedenen Kanäle ausgegeben wurde, welche auch die gewünschte Qualität aufweisen.

Möchten Sie die Datenqualität in Ihrem Unternehmen verbessern? Gerne beraten wir Sie ganz individuell. Wir helfen Ihnen, den passenden PIM-Anbieter zu finden, Ihre Produktdaten in der gewünschten Qualität aufzubereiten sowie die Schnittstellen bei Ihnen einzurichten. Kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen Termin!

So erreichen Sie eine bessere Datenqualität Da Kunden sich vor dem Kauf eines Produktes immer häufiger selbständig informieren möchten, werden qualitativ hochwertige Produktinformationen immer wichtiger. Dafür braucht es jedoch Prüfmechanismen, damit auch bei vielen Artikeln eine einheitliche Qualität sichergestellt werden kann. 12_So erreichen Sie eine bessere Datenqualität.pdf (2.43MB)

So erreichen Sie eine bessere Datenqualität
Da Kunden sich vor dem Kauf eines Produktes immer häufiger selbständig informieren möchten, werden qualitativ hochwertige Produktinformationen immer wichtiger. Dafür braucht es jedoch Prüfmechanismen, damit auch bei vielen Artikeln eine einheitliche Qualität sichergestellt werden kann.

12_So erreichen Sie eine bessere Datenqualität.pdf (2.43MB)